“Identifikimi i problemit/situates”
Organizatat si sisteme
Nje sistem eshte nje bashkesi ose nje kombinim i gjerave ose
pjeseve qe formojne nje kompleks ose nje njesi unike, te cilat bashkeveprojne
dhe jane ne varesi reciproke nga njera-tjetren, dhe qe te gjitha kontribuojne
ne ruajtjen e ekuilibrit te sistemit. Pra sistemi eshte nje cikel aktivitetesh.
Qeniet njerezore, organizatat etj, mund te konsiderohen si
sisteme te hapura. Secili prej tyre kerkon nga mjedisi inpute me qellim te
funksionoje. Keto inpute permes proceseve te transformimit shnderrohen ne
outpute te cilat i kthehen perseri mjedisit. Ne disa raste ne kete proces eshte
i pranishem dhe feedback-u, i cili perfaqeson nje informacion mjaft te
rendesishem qe e ndihmon sistemin per te ruajtur ekuilibrin.
Organizatat jane sisteme shoqerore te krijuara prej qenieve
njerezore per tu sherbyer disa qellimeve dhe funksionojne jo ne baze te
marredhenieve biologjike apo mekanike, por ne baze te psikologjise. Sistemet
shoqerore mbeshteten ne sjelljen, perceptimet, besimet, motivimet, zakonet e
qenieve njerezore. Ato mund te kene nje jete te pakufizuar ose mund te
shkaterrohen brenda dites.
Kufijte midis sistemit shoqeror dhe mjedisit qe e rrethon
ate jane te depertueshem. Sistemi eshte i hapur dhe kufijte nuk jane te qarte. P.sh,
nje banke mund te shihet si nje pjese e mjedisit te biznesit, por banka mund te
kete nje ndikim te drejteperdrejte mbi
vendimet e organizatave. Shembuj te ngjashem mund te gjenden edhe ne rolin e
qeverise apo ne ndikimin e klienteve mbi organizatat e biznesit.
Sistemet shoqerore mund te ndjekin rruge krejt te ndryshme
nga njera-tjetra me qellim qe te arrijne te njejtin rezultat. Organizatat e
ndryshme te biznesit mund te pershtasin strategji, teknika dhe procese qe jane
te ndryshme prej njera-tjetres dhe te arrijne ne te njejtat rezultate.
Teoria e sistemeve siguron nje pamje te plote te situates
dhe te problemeve qe kane lidhje me kete situate. Organizatat ndahen ne
nengrupe ne baze te funksioneve dhe hierarkise. Ne rast se do te pershkruajme
dhe do te analizojme organizatat si sisteme do te arrijme te identifikojme
marredheniet dhe ndikimin qe kane nensistemet te njeri-tjetri. Keshtu nje
problem i shfaqur ne nje funksion do te kishte pasoja ne gjitha funksionet e
tjera. Teoria e sistemeve nuk ben gje tjeter vecse i shqyrton sistemet ne
teresi dhe lidhjet qe ekzistojne brenda tyre. Kur zgjidhim nje problem duhet te
mbajme parasysh natyren e problemit, ne c’sistem ben pjese dhe cfare ndikimi do
te kete mbi elementet e tjera te sistemit. Mundet qe zgjidhja e nje problemi te
coje ne permiresimin e situates ne nje nga funksionet e sistemit, por nderkohe
mund te ndikoje negativisht ne funksionet e tjera.
8.2 Diagnostikimi i problemit
Marrja e vendimeve efektive kerkon edhe nje diagnostikim te
mire te problemit. Ne qofte se nje problem nuk identifikohet ne menyre
korrekte, procesi i marrjes se vendimeve nuk do te jete i suksesshem, do te
hartohen alternativa jo te sakta dhe nuk do te arrihet zgjidhja me e mire.
Modeli racional i marrjes se vendimeve, perfshin dhe diagnostikimin e problemit qe arrihet nepermjet perdorimit te objektivave dhe kritereve paraprake, te cilet perdoren per te percaktuar fushat ku mund te kete mundesi per shfrytezimin e oportuniteteve te reja ose fushat ku vihet re lindja e problemeve. Identifikimi i problemit pasohet prej disa pyetjeve logjike qe kane per qellim te identifikojne shkaqet e problemit. Disa studime ne marrjen e vendimeve mbeshtesin konkluzionin se nuk eshte e mundur, vecanerisht ne rastin e vendimeve te paprogramuara qe modelet racionale te krijojne nje pershkrim te sakte te procesit te marrjes se vendimeve dhe vecanerisht te menyres sesi diagnostikohen problemet. Madje keto studime tregojne qe shpesh problemet riciklohen. Pra, ne rast se perpjekjet per zgjidhjen e nje problemi kane deshtuar, problemi rishqyrtohet per te pare se cfare eshte trajtuar gabim dhe diagnostikohet perseri.
Modeli racional i marrjes se vendimeve, perfshin dhe diagnostikimin e problemit qe arrihet nepermjet perdorimit te objektivave dhe kritereve paraprake, te cilet perdoren per te percaktuar fushat ku mund te kete mundesi per shfrytezimin e oportuniteteve te reja ose fushat ku vihet re lindja e problemeve. Identifikimi i problemit pasohet prej disa pyetjeve logjike qe kane per qellim te identifikojne shkaqet e problemit. Disa studime ne marrjen e vendimeve mbeshtesin konkluzionin se nuk eshte e mundur, vecanerisht ne rastin e vendimeve te paprogramuara qe modelet racionale te krijojne nje pershkrim te sakte te procesit te marrjes se vendimeve dhe vecanerisht te menyres sesi diagnostikohen problemet. Madje keto studime tregojne qe shpesh problemet riciklohen. Pra, ne rast se perpjekjet per zgjidhjen e nje problemi kane deshtuar, problemi rishqyrtohet per te pare se cfare eshte trajtuar gabim dhe diagnostikohet perseri.
Ne procesin e diagnostikimit modeli racional i marrjes se
vendimeve ndeshet me problemet e meposhtme:
Qellimet e organizates mund te mos jene plotesisht te
kuptueshme dhe aq specifike sa te krijojne bazat per diagnostikimin e plote te
problemit me te cilin ndeshen organizatat.
Si rezultat i experiences se fituar, individet krijojne disa
koncepte per menyren sesi nje organizate duhet te funksionoje ne menyre qe ajo
te jete e suksesshme. Keto besime apo koncepte mund te jene me vlere ose mund
te cojne ne nje keqinterpretim te problemit. Ne rast se nje problem eshte i
ngjashem me nje problem tjeter qe ka lindur me pare, manaxheret jane te prirur
te bejne diagnoza te sakta. Por ne situata te tjera besimet dhe konceptet e
krijuara mund te behen pengese duke mos lejuar manaxherin ta konceptoje drejt
situaten e re dhe natyren e problemit qe ka lindur.
8.3 Natyra e problemeve
Organizatat jane sisteme te perbera nga grupe dhe individe
qe bashkeveprojne midis tyre. Perkufizimi i problemit varion ne varesi te
grupeve apo individeve qe perfshihen ne te. Mund te ndodhe qe nje situate
problematike ne nje pjese te organizates te mos jete problematike per pjesen
tjeter. Secili nga personat apo grupet ka menyren e vet te kendveshtrimit,
qellimin e tij. Pra, problemet nuk mund te ekzistojne te pavarura nga njerezit
qe perfshihen ne to. Grupet apo individet qe perfshihen ne nje problem mund ta
shohin ate ne menyra te ndryshme per dy arsye: ka ndryshime ne analizen e
situates faktike, pra ne perkufizimin e problemit, cfare problemi eshte; ka
ndryshime ne percaktimin e situates se deshiruar, cila duhet te jete situate?
Nje tjeter karakteristike e problemeve eshte kompleksiteti.
Problemet nderthuren me njeri tjetrin duke krijuar nje system. Ka situata
problemore ku problemet jane kaq te nderthurura me njeri-tjetrin sa eshte e
veshtire te dallohet ku fillon njeri dhe ku mbaron tjetri. Ndryshimet e nje
pjese te sistemit do te kene efekte mbi fushat e tjera te sistemit.
8.4 Analiza e sistemeve SOFT
Analiza e sistemeve SOFT eshte nje strategji per analizen e
problemeve komplekse dhe njohjen e permiresimeve qe mund tu behen atyre.
Kjo metodologji qe te zbatohet kerkon njohuri dhe aftesi te
analistit por edhe vete analisti gjate zbatimit te kesaj metodologjie fiton
eksperience. Qellimi i analizes eshte permiresimi i sistemit dhe kjo arrihet
nepermjet nje procesi te perbere nga disa stade.
1. Piktura
Analiza e sistemeve SOFT fillon me nje studim te problemit.
Mblidhet informacion me anen e intervistave, nga dokumentat apo vrojtimet dhe
ky informacion paraqitet ne formen e nje pikture. Nje pikture e tille permbledh
te gjitha njohurite e analistit per situaten dhe permban edhe informacionin
Hard edhe informacionin Soft.
Informacioni Hard perfshin informacionin ne lidhje me:
Strukturen organizative
Departamentet
Grupet
Individe te rendesishem/Lidershipi
Kanalet e raportimit/komunikimit
Produktet
Aktivitetet kyce
Statistikat
Informacioni Soft perfshin informacionin ne lidhje me:
Normat e sjelljes
Proceset shoqerore si pakenaqesite dhe ankesat
Armiqesite, konfliktet, miqesite
Sjelljet, motivet
Politikat, procedurat
Klimen dhe atmosferen
Statusin e perceptuar dhe rolet
Gjykimet mbi efektivitetin dhe kompetencat
Piktura duhet te krijoje nje paraqitje te sakte te situates.
Me anen e piktures analisti e ka me te lehte te kuptoje lidhjet midis
aktiviteteve apo departamenteve, por nuk eshte analisti ai qe vendos per
zgjidhjen perfundimtare. Per kete vendosin individet qe perfshihen ne problem.
Roli i analistit eshte te marre pjese ne zhvillimin e debateve dhe te udheheqe
punen per pershtatjen apo permiresimin e propozimeve te bera. Ai gjithashtu
duhet tu shpjegoje pjesemarresve metodologjine qe po perdoret. Qellimi i
piktures eshte i dyfishte. Ne nje pikture mund te paraqitet nje sasi e madhe
informacioni, keshtu qe i gjithe informacioni i mbledhur mund te jepet ne nje
figure te vetme. Per ta permbledhur, nje pikture eshte nje menyre e paraqitjes
ne forme te permbledhur te te gjitha njohurive rreth situates duke perdorur me
teper simbole sesa fjale.
2. Analiza
Pas ndertimit te piktures analisti mund te reflektoje mbi
situaten duke percaktuar llojet e problemeve qe jane te pranishme. Qellimi nuk
eshte qe te gjendet nje problem i vetem, por disa nenprobleme (tema) dhe secili
prej tyre te jete subjekt i nje analize te metejshme. Per te patur nje pamje te
qarte te temes se zgjedhur analisti kerkon nje kendveshtrim prej te cilit ta
shqyrtoje temen. Kjo sigurohet nepermjet perdorimit te sistemit imagjinar. Ky
system do te jete hipotetik, pra mbeshtetur ne hipoteze. Qellimi i tij eshte te
ndihmoje analistin te kaloje ne modelin e konceptuar. P.sh ne rastin e nje
organizate qe ka deshtuar ne perpjekjet per nje perdorim efektiv te burimeve
nje sistem imagjinar mund te perkufizohej si nje system per te optimizuar
perdorimin efektiv te burimeve ose ne rastin kur ne nje organizate mungon
harmonia midis partnereve nje system imagjinar do te pershkruhej si nje system
qe ka qellim te bashkerendoje interesat midis anetareve.
3. Modeli konceptual
Nje model konceptual specifikon aktivitetet apo proceset qe
duhet te realizohen me qellim qe sistemi imagjinar te behet real. Ai eshte nje
shtjellim i metejshem i modelit imagjinar, pra menyra se si e konceptojme ne
zgjidhjen e situates. Modeli konceptual e ve theksin ne aktivitetet qe duhen
kryer dhe ne rradhen e kryerjes se tyre me qellim qe sistemi te funksionoje.
4. Krahasimi dhe ndryshimi
Modeli konceptual eshte burim i ideve per ndryshim. Duke e
krahasuar modelin konceptual me realitetin analisti arrin te identifikoje
mosperputhjet midis modelit logjik dhe praktikes. Lista e mosperputhjeve krijon
bazat per nje debat qellimi i te cilit eshte identifikimi i atyre ideve qe
aprovohen nga personat e interesuar per problemin.
8.5 Analiza e sistemeve HARD
Analiza e sistemeve Hard eshte e lidhur me qellimet dhe
objektivat e organizates. Lloji i sistemeve qe do te perdoren varet nga fusha
qe studiojme dhe nga niveli manaxherial. Disa sisteme jane Hard dhe te mbyllur
(cikli i prodhimit), disa te tjere jane Soft dhe te hapur (kujdesi per
klientin). Thelbi i sistemeve Hard eshte se cdo system mund te zberthehet ne
disa nensisteme dhe se komponentet e ketyre nensistemeve mund te identifikohen
dhe mund te shprehen ne tregues sasiore. Per te pershkruar dhe analizuar keto
sisteme perdoren nje shumellojshmeri teknikash te tilla si karta e proceseve
dhe teknikat matematikore.
1. Njohja dhe angazhimi (njohja e problemit dhe e fushes se
biznesit ku ai shfaqet)
Ky stad ka nje rendesi kritike. Njohja e natyres se
problemit fillon me nje takim te analistit me grupin e punes. Ne kete takim
duhet rene dakord lidhur me qellimin dhe fushen e studimit dhe duhen bere
perpjekje per perkufizimin e problemit. Ketu nevojitet nje angazhim i plote i
te interesuarve per problemin. Pa nje angazhim te tille zgjidhja e problemit
deshton.
2. Misioni, objektivat, qellimet (njohja e planeve dhe e
strategjive te biznesit)
Ne fazen e dyte analisti duhet te identifikoje kufizimet,
misionin, objektivat dhe qellimet e sistemit qe po studiohet. Kufizimet jane
kerkesa dhe limite qe i vijne sistemit nga jashte dhe nuk mund te parandalohen
p.sh kerkesat e grupeve te konsumatoreve apo hyrja e nje konkurrenti te ri ne
treg. Ne kete stad duhet te percaktohet edhe natyra dhe drejtimi i organizates.
Misioni eshte arsyeja e ekzistences se organizates. Objektivat percaktohen ne
funksion te misionit dhe sherbejne per arritjen e tij, ndersa qellimet
percaktohen ne funksion te objektivave.
3. Gjetja dhe vleresimi i alternativave
Ky stad ka te beje me zbulimin dhe vleresimin e
alternativave me anen e te cilave do te arrihet realizimi i objektivave. Ne
rast se ne kete stad nuk gjendet asnje alternative e pershtatshme, duhet te
behet nje rikthim ne stadet e para per te rivleresuar problemin, objektivat,
qellimet etj.
Per te zgjedhur alternativen me te mire nevojiten disa
kritere qe sherbejne per krahasimin e tyre. Per matjen e rezultatit te cdo
alternative sherbejne edhe disa tregues qe shpesh njihen si 4 E-te:
Efektiviteti: A siguron alternative arritjet me te larta per
sa u perket qellimeve te organizates?
Eficenca: A do te realizohet alternative me minimum
burimesh, mjetesh, parash, kohe dhe njerezish?
Ekuiteti: A do te shperndahen ne menyre korrekte dhe te
barabarte shpenzimet dhe fitimet?
Efikasiteti: A do te arrihen objektivat e vendosur dhe a do
te jene etike dhe te pranueshme pasojat e realizimit te tyre?
4. Ndertimi i modelit, zbatimi, vleresimi dhe kontrolli
8.6 Modelimi ne
marrjen e vendimeve
Ekonomistet e pare per marrjen e vendimeve mbeshteteshin ne
pikepamjen shkencore. Ata ndikoheshin nga ndryshimet e shoqeruara me
revolucionin industrial te tilla si mekanizimi dhe ndarja e punes.
Mekanizimi- efektiviteti i larte i mekanizimit te procesit
te prodhimit, i stimuloi ekonomistet e pare te zbatonin parime shkencore dhe
mekanike ne marrjen e vendimeve. Celesi i teorise shkencore eshte mbeshtetja ne
racionalen. Racionalizimi ne marrjen e vendimeve nenkupton veprimin ne menyre
konsistente.
Ndarja e punes- nenkupton ndarjen e detyres ne pjese
perberese dhe kryerjen e tyre vec e vec. Ashtu si prodhimi, edhe marrja e
vendimit u konceptua si nje proces qe mund te realizohej ne disa stade logjike.
Te dyja keto ndikime u reflektuan ne modelin racional apo
sinoptik (modeli klasik) te marrjen se vendimeve.
Cfare eshte nje model? Nje model mund te perkufizohet si
paraqitja e nje pjese te procesit, qe perfshin vetem ato elemente te cilat
ndikojne ne objektivin e vendosur. Pra, nje model eshte nje proces i perdorur
per te krijuar nje paraqitje te thjeshte te problemit.
Modelet klasifikohen ne:
Modele abstrakte - jane paraqitje te paorganizuara mire te
realitetit. Ato nuk kane konfigurim fizik apo simbolik.
Modelet simbolike – te tilla si teorite, pohimet, aplikimet
matematikore etj.
Modele ekzakte – kane disa karakteristika fizike, te cilat
ngjajne me realitetin qe po studiojme (modelet e aeroplaneve)
Duke u bazuar ne shkallen e abstraksionit modelet i
klasifikojme:
Modele mendore, jane nje paraqitje abstrakte e realitetit
nepermjet perdorimit te imagjinates. (modeli abstrakt)
Modelet verbale, jane nje paraqitje me shkrim e modeleve
mendore, p.sh poezia, novela, teorite e ndryshme, raportet e ndryshme. (modele
simbolike)
Modele matematikore, jane modele simbolike te cilat bazohen
ne relacionet matematikore. (modele simbolike)
Modele analoge, jane modele fizike qe i perafrohen
realitetit duke u mbeshtetur ne disa funksione baze p.sh hartat apo kartat
organizative. (modele fizike)
Modele ikonike, jane nje pasqyrim i perpikte i realitetit,
zakonisht me te medhenj apo me te vegjel se objekti real, p.sh modelet e
aeroplaneve, te ndertesave, pikturat apo fotografite etj. (modele fizike)
Ne varesi te mjedisit ne te cilin merren vendimet modelet i
klasifikojme ne:
Modele percaktuese, perdoren per marjen e vendimeve ne
kushte sigurie dhe kane si qellim optimizimin e objektivave ne kushtet e
burimeve disponibel. Te gjitha parametrat e modelit njihen si konstante.
Modele te mundshme, perdoren per marrjen e vendimeve ne
kushte risku dhe mbeshteten ne shperndarjen e mundesive. Per kete mblidhen te
dhena dhe testohen shperndarjet e ndryshme te probabiliteteve, per te pare sesi
mund te zbatohen ato ne nje situate te dhene. Keto modele perdoren per probleme
qe perfshijne parametra te rastit.
8.7 Ndertimi i
nje modeli ne marrjen e vendimeve
Ne pergjithesi, ndertimi i nje modeli kerkon:
Percaktimin e variablave
Percaktimin e marredhenieve midis variablave
Hartimin e ekuacioneve te kufizimit, te cilat sigurojne qe
vetem alternativat e mundshme te merren ne shqyrtim.
Variablat i klasifikojme ne:
Variabla te varur
Shpeshhere quhen edhe variabla te kriterit ose variabla te
objektivit. Vlera e variablit te varur bazohet ne vlerat e variablave te
pavarur. P=50 x h, P=paga totale, 50=paga orare, h=numri i oreve te punuara.
Variabla te pavarur
Jane ata variabla qe nuk varen nga variabla te tjere te
sistemit. Ndahen ne:
Variabla te vendimit (te kontrollueshem). Nqs te ardhurat
nga paga qe na nevojiten jane 20.000 leke, sa ore ne dite duhet te punojme? Keshtu
h eshte variabel vendimi.
Variabla ekzogjene (te pakontrollueshem). Keta variabla
ndikojne ne rezultatin e problemit, por ne kemi pak kontroll mbi to. P.sh ne
nje model prodhimi variabla te pakontrollueshem mund te jene kostoja e
materialeve, burimet njerezore etj.
Parametra te rastit, jane konstante te dhena.